Ein Grundsatz der GoBD* ist unter anderem, dass die Buchführung sowie alle weiteren Aufzeichnungen nachprüfbar sein müssen. Damit eine solche Nachprüfbarkeit gegeben ist, bedarf es einer sogenannten Verfahrensdokumentation für den gesamten Prozessablauf inkl. der beteiligten Programme. Dies begründet die Finanzverwaltung damit, dass insoweit das jeweilige Datenverarbeitungssystem letztlich maßgeblich für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich ist. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sichert eine Verfahrensdokumentation die GoBD-Tauglichkeit Ihrer Buchhaltung erheblich.
Da neben der heutzutage gängigen Buchhaltungssoftware auch zunehmend diverse andere Datenverarbeitungssysteme genutzt werden, ist in der Vergangenheit eine Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen entwickelt worden. Die Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen ist letztlich für alle Unternehmer relevant, da die Digitalisierung und Archivierung von Belegen mittels DMS (Dokumenten-Management-System) allgegenwärtig ist.
Das erste, was Betriebsprüfer bei einer Prüfung anfordern, ist eben diese Verfahrensdokumentation. Denn die ist eine Art Handbuch dafür, wie Ihre analoge und digitale Buchführung organisiert ist und wer verantwortlich ist. Der GoBD-Erlass empfiehlt nachdrücklich, eine stets aktuelle Verfahrensdokumentation bereit zu halten. Das ist auch sinnvoll, denn die 2 Wochen Vorwarnfrist vor Betriebsprüfungen reicht nicht aus, um eine belastbare Dokumentation zu erstellen. Darüber hinaus birgt das Durchleuchten und Hinterfragen Ihrer Prozesses Potential zur Effizienzsteigerung und damit zur Kostensenkung und hilft Ihr internes Kontrollsystem zu sichern.
Hierbei ist zuletzt darauf hinzuweisen, dass die Verfahrensdokumentation grundsätzlich zu den aufzubewahrenden Unterlagen gem. § 257 Absatz 1 Handelsgesetzbuch und § 147 Absatz 1 Abgabenordnung zählt.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Der Umfang dieser Dokumentation wird dadurch bestimmt, was ein außenstehender Dritter zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen benötigt. Eine solche Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Schnittstellen und Barrieren müssen in die Dokumentation aufgenommen werden, es muss die Unveränderbarkeit der Grundaufzeichnungen dokumentiert sein.
Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Verfahrensdokumentationen werden individuell erstellt, weil jedes Unternehmen andere Prozesse hat. Es gibt keine größenabhängigen Erleichterungen für kleine Unternehmen, trotzdem muss skaliert gedacht werden, denn es kommt auf die Struktur des individuellen Unternehmens an. Es gilt der Grundsatz: je einfacher das Unternehmen aufgebaut ist, desto einfacher wird die Dokumentation ausfallen.
Je mehr technische Systeme zum Einsatz kommen, je mehr muss dokumentiert werden, damit sich auch ein bezüglich Buchhaltung sachverständiger Dritter ohne Kenntnisse hinsichtlich des individuell angewandten Datenverarbeitungssystems in angemessener Zeit einen Überblick über die Buchhaltung und die Geschäftsabläufe verschaffen kann.
Konsequenzen einer fehlenden oder fehlerhaften Verfahrensdokumentation
Eine fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation soll grundsätzlich keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht darstellen, der zum kompletten Verwerfen der Buchführung führt. Dies soll zumindest solange gelten, wie die grundsätzliche Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit hierdurch nicht beeinträchtigt wird. Damit an dieser Stelle jedoch gar nicht erst Diskussionen mit einem Betriebsprüfer entstehen, gilt es hier alles zu unternehmen, das entsprechende Dokumentationen vorgehalten werden.
Die Nichtvorlage wird im Rahmen der Beurteilung des Gesamtbildes des Einzelfalles negativ bewertet. Kommen weitere Mankos in der Buchführung dazu, wird diese eher verworfen, als wenn die Verfahrensdokumentation vorgelegt werden kann.
Sie haben bei uns die Möglichkeit, sich über die Verfahrensdokumentation beraten zu lassen. Über ein Förderprogramm vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) können Sie finanzielle Unterstützung erhalten.
Sprechen Sie uns darauf an, wir erstellen gerne Ihre Verfahrensdokumentation.
info@bks-steuerberatung.de
(*„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ mit zusätzlichen Regelungen zum Umgang mit Dokumenten und Belegen in Papierform).
